檔案數字化是伴隨著電子信息技術、掃描新技術、掃描分塊矩陣CCD新技術、OCR新技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲系統的發展而產生的一種新式檔案信息特征，它把各種媒介的檔案資源轉化為數字化的文件信息，以數字化的方式

指的是將處在零亂的和需要進行條理化的檔案，做好基本的歸類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組合有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵照文檔材料的生成規律和特點，維持文檔材料之間的有機聯系，區分文檔材料的實際價值，明確檔案的保管限期，