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      檔案數字化加工的標準是什么你知道嗎?

      2021-01-15

        關于紙質檔案利用專業化掃描儀轉化成可存在電腦上或刻成光碟,便于保存及查閱的,稱作檔案數字化。做好檔案數字化加工流程有:梳理一次校對、掃描、掃描文件校對、裝訂、目錄數據整理錄入及修改、掛接。

        一、整理因為在以前的檔案數字化都需要拆卷做好掃描,現在的非接觸式掃描儀省掉了拆卷裝訂的過程,直接做好掃描就可以,便捷多了,比如賽數系列的檔案、圖書掃描儀都通過不拆卷的方法做好掃描,掃描速度只需要快,大大提高了工作效率。

        在掃描以前,對需掃描的檔案做好梳理,梳理時有以下過程應注意:

        在梳理檔案時,經常發現有檔案損壞、正文與掃描件如何區分等狀況,為了更好地便捷掃描,損壞情形嚴重的檔案需做好托裱。掃描件檔案需在該份文件的主頁右上角蓋上藍色“F”字樣,便于在查找運用時區分正文件與掃描件。

      檔案數字化加工

        二、一次校對:為了更好地減少后續工作的勞動量,提升掃描速度,將梳理后的檔案以50%做好抽檢,抽檢檔案是不是達到上述梳理要求所牽涉到的內容。

        三、掃描:檔案數字化的最核心一步便是通過掃描將紙質檔案轉換為電子檔案,在掃描過程中應注意:掃描方法、命名。

        四、掃描文件校對:對掃描過程中發生歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描文件類型錯誤、多掃、漏掃、掃描質量模糊等問題要做好改正。

        五、目錄數據整理錄入及修改:數據整理錄入包含依照現行檔案管理標準規定的檔案卷內目錄和案卷目錄和實行歸檔改革后生成的檔案目錄。

        采用歸檔改革以前的方法梳理錄入(即卷內文件目錄和案卷目錄管理)。

        六、掛接:為了更好地便捷客戶能輕松簡便的查閱、打印及檢索運用檔案,我們會將紙質檔案已掃描完成轉換為電子檔案的數據與相對應的條目數據做好連接,掛接完成后的電子文件我們確保紙質清晰、查閱及檢索運用的正確率不超過3‰


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